​Par Sandra Dagenais, conseillère en économie et gestion et en relève et établissement, Direction régionale de la Montérégie, ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation

Vous arrive-t-il de dire ou d'entendre de la part de vos collègues les phrases suivantes? Je manque de temps pour tout faire. La gestion de tel dossier ou tel programme prend de plus en plus de temps. Malgré les heures supplémentaires, je n'arrive plus à prendre le dessus sur le travail. La paperasse est de plus en plus importante et compliquée à gérer et je n'ai plus le temps pour autre chose.

Quel que soit le milieu de travail ou le niveau de responsabilité, certains se sentent ensevelis par la tâche. Rapidement, des travailleurs peuvent sentir un sentiment d'inefficacité ou d'incompétence qui influence leur estime personnelle ou même, vivre un épuisement professionnel, ce qui amplifie le problème. Il y a quelques années, le choix d'embaucher une personne supplémentaire se serait imposé de lui-même et rapidement des actions en ce sens auraient été prises. Par contre, la pénurie de main-d'œuvre que nous connaissons modifie considérablement les options qui s'offrent à nous, peu importe le secteur d'activité où nous évoluons.

Certains diraient qu'il faut « penser à l'extérieur de la boite » ou bien changer nos paradigmes pour faire les choses autrement. En effet, l'amélioration peut se faire par un ensemble de petits gestes. Voici quelques pistes de réflexion pour maximiser les heures consacrées au travail et redonner le sentiment d'efficacité, d'efficience et de plaisir. ​

Les demandes récurrentes

Vous avez souvent le même genre de demande ou de question de vos collaborateurs, clients, fournisseurs. Avez-vous pensé à faire un canevas de réponse où vous n'avez que quelques modifications à faire pour répondre ? Vous pourrez même inclure des liens hypertextes au besoin pour des références supplémentaires. C'est parfait pour les courriels, mais aussi pour un ordre du jour ou un compte rendu de réunion, une trousse d'accueil pour un nouvel employé, par exemple.

Gestion des priorités

Il est primordial de faire la distinction entre ce qui est urgent, important, obligatoire, utile, etc., afin de bien prioriser nos actions et la séquence de réalisation. Peut-être aurez-vous la surprise de réaliser que vous faites certaines tâches par habitude ou en double et qu'elles n'ont pas la valeur ajoutée escomptée. La prise de conscience concernant certaines actions peu importantes et peu urgentes pourrait dégager du temps pour autre chose.

Délégation efficace

Quelqu'un de votre équipe a plus de temps ou souhaite de nouveaux défis, c'est assurément une occasion en or de lui déléguer certaines tâches s'il en a la capacité. Bien sûr, il faut être attentif à certains facteurs. Premièrement, il faut bien réfléchir à ce que l'on souhaite déléguer, car certaines tâches ne se délèguent pas. Dès qu'il y a un enjeu politique, de vision, de mission ou de valeurs d'entreprise, vous devriez les garder pour conserver le contrôle sur ces aspects de l'organisation.

Gardez à l'esprit de transférer aussi des dossiers intéressants et motivants et non pas seulement ce que vous n'aimez pas faire.

Déléguer le résultat et non le cheminement pour y arriver. Ce sera plus motivant pour le repreneur. De toute façon, rien ne vous empêche de faire des suivis d'étape.

Ce processus vous insécurise, commencez par de petites tâches, vous gagnerez en confiance.

La gestion du temps

Ce volet à lui seul peut faire l'objet d'article. Que répondriez-vous à ces affirmations ?

J'utilise un agenda papier ou électronique au quotidien. Bravo, c'est le début d'une bonne organisation du travail. Par la suite, il faut s'assurer de maximiser l'utilisation avec les onglets : réunion, tâches, rappel, etc. Surtout, n'oubliez pas de prévoir du temps pour les imprévus et de bien évaluer le temps à consacrer aux dossiers.

Je planifie bien ma semaine ou mon mois de travail. Pour certains, la planification est une perte de temps, car ils n'ont pas l'impression de travailler. Pourtant, c'est une excellente façon de bien organiser et prioriser notre temps de travail. Vous verrez mieux les échéanciers et serez à même d'y répondre. Vous gagnerez en efficacité.

Je réserve des places horaires fixes pour répondre aux courriels et faire les retours d'appels. Vous serez plus efficace d'effectuer ces tâches par bloc que de le faire à la pièce, car vous devrez laisser en plan ce que vous faites pour y revenir par la suite. Bien sûr, s'il y a une urgence il faut s'en occuper rapidement, mais, est-ce toujours le cas ?

Mes tâches sont réparties selon mon niveau d'efficacité dans la journée. Vous êtes plus efficace le matin, attaquez-vous aux mandats plus corsés ou qui vous stimulent un peu moins. Vous leur consacrerez vos heures les plus productives. Les tâches demandant moins de concentration peuvent facilement se faire à un moment où votre énergie est en baisse.

Je suis en mesure d'ignorer les grugeurs de temps : réseaux sociaux, discussions de corridors, réunion improductive, etc.

J'ai appris à dire non gentiment aux demandes où je n'ai pas de valeur ajoutée. Vous ne pouvez pas être partout. Faites une sélection avisée de vos implications.

Je réalise une seule tâche à la fois. C'est un défi de tous les instants, car le rythme du travail est effréné et nous sommes stimulés continuellement. De gérer plusieurs dossiers en même temps peut donner un sentiment d'inefficacité et ralentir la réalisation due au fait de butiner de l'un à l'autre sans cesse. Vaut mieux se concentrer sur un dossier et le terminer avant d'en commencer un autre.

Des solutions personnalisées

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