Par Sandra Dagenais, T.P., conseillère en économie-gestion et en relève agricole, de la direction régionale du ministère de l'Agriculture, des Pêcheries et de l'Alimentation
Depuis quelque temps déjà, le sujet de la pénurie de main-d'œuvre est d'actualité. Les experts s'entendent pour dire que nous vivrons cette situation pendant environ 10 ans. Le
Conseil du patronat du Québec dressait en avril 2021 un portrait préoccupant à la suite d'une étude réalisée auprès d'entreprises québécoises de différentes tailles. Selon les résultats, près de 50 % d'entre elles ont refusé des contrats par manque de main-d'œuvre. Le secteur de l'agroalimentaire ne fait pas exception.
Dans ce contexte, il est primordial d'adopter une posture proactive à l'égard du personnel en place pour le conserver, mais aussi de bien planifier l'arrivée et l'intégration des nouveaux employés pour faciliter cette étape et augmenter la probabilité de maintenir le lien d'emploi. Le processus peut se diviser en quatre grandes étapes : la préparation à l'accueil, l'accueil, l'intégration à la tâche ainsi que le suivi et l'évaluation. Voici quelques idées intéressantes à mettre en place pour organiser le tout.
La préparation à l'accueil
Votre aspirant employé accepte votre offre? Bravo, mais tout n'est pas gagné. Votre candidat pourrait ne pas se présenter à la première journée de travail, son ancien employeur pourrait essayer de le retenir ou il pourrait avoir postulé à plus d'un endroit et vous serez alors en concurrence avec d'autres offres alléchantes. Il est donc important d'assurer la rétention préembauche en gardant le contact avec votre nouvel employé jusqu'à son entrée en fonction. Par exemple, si un évènement est prévu dans votre organisation, vous pouvez l'inviter pour qu'il se familiarise avec sa nouvelle équipe. Il sentira qu'il est désiré et attendu au sein de votre organisation, ce qui favorisera le développement d'un sentiment d'engagement et d'appartenance.
En parallèle, c'est la période pour planifier son arrivée en faisant l'annonce officielle auprès de l'équipe et en expliquant ses principaux mandats. C'est aussi le moment de préparer son bureau, son poste de travail ou son casier pour ses effets personnels, ainsi que de faire les demandes pour les accès, les codes et les logiciels nécessaires à son travail. Le dossier administratif pour la rémunération se prévoit également à cette étape. Identifiez une personne-ressource qui agira comme mentor lors de l'entrainement à la tâche et planifiez une activité d'accueil lors de sa première journée pour briser la glace. Ce peut être, par exemple, un diner collectif ou une banderole de bienvenue accrochée dans son bureau ou dans la salle de pause. N'oubliez pas de le prévenir de la date, de l'heure et du lieu de rencontre pour sa première journée.
L'accueil
Nous y sommes, l'employé arrive au moment prévu. Évidemment, une personne de l'organisation, idéalement son gestionnaire ou une personne du service des ressources humaines, est là pour l'accueillir. C'est le moment de lui présenter la planification de son intégration, de lui expliquer les règles administratives et les directives ainsi que de discuter de l'accompagnement auquel il aura droit. Lors de cette première journée, il aura probablement plusieurs documents administratifs à remplir. L'organisation de son poste de travail devra sans doute être faite également. Les premières journées à un nouvel emploi sont souvent bien chargées de diverses informations à retenir. Prenez garde au « bourrage de crâne ». Afin d'éviter cela, prévoyez de fournir à l'employé des feuilles et un crayon pour la prise de notes et de lui remettre un guide du nouvel employé contenant les informations importantes ainsi que les marches à suivre.
De plus, une visite des lieux et la présentation des membres de l'équipe demeurent une priorité lors de cette journée. Finalement, soulignez l'arrivée de l'employé avec l'activité que vous avez prévue. Mais surtout, n'oubliez pas que vous êtes encore en « opération séduction ».
L'intégration à la tâche
Selon la complexité du poste occupé et l'expérience du travailleur, cette période peut être plus ou moins longue. Il faut organiser une rencontre avec la personne-ressource désignée comme mentor. Pendant cette rencontre, prévoyez un temps pour revoir les tâches, les responsabilités et les mandats de l'employé, mais aussi pour faire part de vos attentes en lien avec son travail. De son côté, l'employé s'exprimera sur ses besoins d'accompagnement et de formation. Le mentor et le mentoré pourront établir leur mode de fonctionnement et les suivis à venir. Un des volets importants de cette étape est de bâtir une communication bidirectionnelle efficace afin que l'employé se sente suffisamment en confiance pour poser des questions.
Cette étape permet aussi de créer des liens avec les autres collègues de l'organisation, en plus de préparer la suite. Une bonne pratique à adopter serait également de le présenter auprès des fournisseurs, des conseillers et des intervenants qui gravitent autour de votre entreprise.
Crédit photo : MAPAQ | L'accueil et l'intégration, c'est l'affaire de tout le monde!
Le suivi et l'évaluation
Le plan d'intégration devrait prévoir des rencontres de suivi régulièrement dans les premières semaines. Elles permettent entre autres de faire le point sur la maitrise des dossiers, le besoin d'information supplémentaire et la lourdeur de la charge de travail. C'est le moment de prendre des nouvelles de l'employé, de le rassurer sur son cheminement, de reconnaitre son travail, d'adapter au besoin la charge de travail et, bien sûr, d'évaluer votre plan d'accueil et d'intégration pour le bonifier à la suite des commentaires reçus. Un employé qui ne reçoit pas de rétroaction pourrait penser qu'il est incompétent.
La réussite de l'accueil et de l'intégration est une responsabilité conjointe entre le supérieur immédiat, le service des ressources humaines et les collègues déjà à l'emploi. Une intégration réussie est le premier pas vers une relation forte et durable. Vous manquez d'idées ou vous ne savez pas par où commencer? Plusieurs sites Internet suggèrent des procédures intéressantes. Vous trouverez notamment sur le site d'Entreprises Québec un
exemple de marche à suivre pour l'accueil et l'intégration des nouveaux employés ainsi que des sites de référence en gestion des ressources humaines.
Selon une étude réalisée pour
Glassdoor, un processus efficace d'accueil et d'intégration des nouveaux employés peut augmenter le niveau de rétention de 82 % et leur productivité de 70 %. En sachant qu'il est plus dispendieux d'embaucher un employé que de garder ceux à l'emploi, avez-vous les moyens de vous passer de ce processus?
Sources :
